Projekt saab alguse heast ideest. Taotlejal on vaja esmalt läbi mõelda, mida ta tahab teha, mis põhjusel, kellele tegevus on suunatud ja kuidas ta projekti ellu viib ning milliste tulemusteni projekti lõpuks soovitakse jõuda. Järgmiseks on vaja leida sobiv rahastusallikas. Struktuuritoetust on ettevõtetel ja mittetulundusühingutel võimalik taotleda konkreetsete meetmete raames avatud taotlusvoorude kaudu, mida korraldavad rakendusüksused.
Projektitaotluse kirjutamise eel on taotlejal vaja kindlaks teha, kas kavandatava projekti tegevus(ed) vastavad konkreetse konkursi tingimustega. Projekti eesmärk peab olema kooskõlas rahastaja poolt esitatud tingimustega.
EL fondidest raha taotlemisel on oluline silmas pidada, et raha antakse vaid tingimusel, et abi soovijad annavad projekti elluviimiseks ka omapoolse rahalise panuse. Taotleja enda rahalise panuse, ehk omafinantseeringu määr projekti kogumaksumusest jääb enamasti 10% ja 80% vahemikku. Omafinantseeringu suurus oleneb sellest, kas abi taotleja on mittetulundusühing, omavalitsus või äriühing ning kas tegu on kasumliku või ühiskondliku projektiga.
Teiseks oluliseks põhimõtteks on järelfinantseerimine ehk kompensatsioonipõhimõte, mille kohaselt Euroopa Liidu toetussummad makstakse välja alles pärast seda, kui projektikulud on tehtud. Toetuse väljamaksmine toimub taotleja poolt esitatud arvete ja aruandluse alusel.
Taotlemise ühe eelsammuna on oluline veenduda kavandatud tegevuste ja kulude ning enda kui taotleja abikõlblikkuses. Abikõlblikkus tähendab vastust küsimustele, kas sina saaksid meetmest taotleda ja kas plaanitud tegevusi ning kulusid saab vastavast meetmest rahastada. Abikõlblikkuse kohta saab kõige täpsema info meetme määrusest, millega on paika pandud täpsemad taotlemistingimused.
Projekti kavandades ja taotlust kirjutades on küsimustega võimalik pöörduda igas maakonnas paiknevate maakondlike arenduskeskuste konsultantide poole. Nõustamine on tasuta ja seda pakutakse ettevõtetele, kohalikele omavalitsustele, mittetulundusühingutele ja sihtasutustele.
Samuti on võimalik taotluse ettevalmistamisel ja projektiidee elluviimiseks kaasata erakonsultantide ja konsultatsioonifirmade abi. Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse poolt on koostatud erakonsultantide andmebaas.
Info struktuuritoetuse kohta on valdkonnapõhiselt olemas rakendusüksuste kodulehekülgedel:
- Ettevõtlus, loomemajandus, turism, kodanikuühiskond: EAS
- Tööturg: Töötukassa
- Energiaaudit, ehitise ekspertiis, ehitusprojektid, korterelamute renoveerimine: KredEx
- Keskkond, loodushoid, energeetika: KIK
- Infoühiskond, e-teenused: RIA
- Elukestev õpe, kõrgharidus ja teadus, sotsiaalne taristu, finantsinstrumendid, haldusvõimekus, kohalik elukeskkond, külastus- ja ettevõtluskeskkond, territoriaalne koostöö: RTK
Projekti kavandamisel, kirjutamisel ja elluviimisel saab tasuta nõu küsida maakondlikest arenduskeskustest. Tasulist nõuandeteenust pakuvad erinevad konsultatsioonibürood ja erakonsultandid. Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse poolt on koostatud erakonsultantide andmebaas.
Sageli korraldatakse avatud taotlusvoorude raames infopäevi, kus täpsustatakse taotlemise tingimusi ja selgitatakse projektikirjutamise põhimõtteid.
Struktuuritoetuse saamiseks esitab taotleja õigeaegselt projektitaotluse ja muud vajalikud dokumendid vastava meetme rakendusüksusesse. Projektitaotluste hindamine jaguneb kahte etappi:
1. samm: Taotluste tehnilise ja finantsvastavuse kontroll
Rakendusüksuses toimub taotluste läbivaatamine ja taotlejate nõuetele vastavuse esmane kontroll. Taotleja finantsvastavuse kontrolliga peab olema eelkõige tagatud, et taotleja on maksevõimeline, et ta ei ole maksuvõlglane ning et tal on projekti teostamiseks piisavalt rahalisi vahendeid. Taotleja on kohustatud taotluste läbivaatamise jooksul vastama kõikidele rakendusüksuse töötaja poolt taotluse kohta esitatud küsimustele ning vajadusel võimaldama rakendusüksuse esindajal enda juures teha nn. kohapealset eelkontrolli.
Esmase ehk tehnilise hindamise faasis hinnatakse korrektselt esitatud projektitaotluste vastavust meetme määruses toodud projektivaliku kriteeriumidele. Vastavalt rakenduskavadele peab iga struktuurifondide poolt kaasrahastatav projekt vastama allpool esitatud kuuele põhikriteeriumile:
1) projekt on kooskõlas riikliku strateegiaga struktuurivahendite kasutuselevõtuks ning vastab selle prioriteetse suuna eesmärkidele, millest abi taotletakse;
2) projekt on asjakohane – tugineb asjassepuutuvatele uuringutele, arengukavadele ja põhjendatud vajadustele;
3) projekt on majanduslikult või sotsiaalselt mõjus (hinnatakse vastavalt toetust pakkuva fondi eesmärkidele);
4) projekt on jätkusuutlik ning looma püsiva või pikaajalise lisandväärtuse;
5) toetus on projekti teostamiseks vajalik;
6) taotleja on võimeline projekti ellu viima.
2. samm: Taotluste sisulise kvaliteedi hindamine
Kõik tehniliselt nõuetele vastavaks tunnistatud taotlused lähevad edasi sisulise hindamise vooru, kus hinnatakse projektide kvaliteeti. Taotlusi hindab sõltuvalt meetmest kas hindamiskomisjon või sõltumatutest ekspertidest koosnev hindamispaneel.
Hindamiskriteeriumid sätestatakse vastava meetme määruses ning nende kriteeriumide alusel selgitatakse taotluste paremusjärjekord. Projektivaliku täpse hindamismetoodika töötab välja rakendusasutus või -üksus iga meetme kohta eraldi. Hindamiskriteeriumid peavad olema selgelt määratletud ja üheselt mõistetavad. Projektitaotluste hindamis- ja valikuprotsess dokumenteeritakse.
Taotluste hindamise tulemusena otsustatakse, kas taotlus rahuldatakse ja projekt saab struktuuritoetust või mitte. Taotluse rahuldamise otsus on haldusotsus, millega täpsustatakse projektile eraldatud summa ning toetuse saaja kohustused toetuse kasutamisel.
Projekti elluviimine ehk projektijuhtimine algab rahastusotsuse järel ja lõppeb aruandlusega rakendusüksusele. Projekti jooksul sisseostetavate kaupade ja teenuste hankimisel lähtub toetuse saaja Eesti riigihangete seadusest. Projekti elluviimisel on vaja teada aruandluse esitamise tähtaegu ning vormistamise eripära, teavitamise ja avalikustamise reegleid ning eelarve juhtimise spetsiifikat.
Projekti elluviimise faasis järgib toetuse saaja kindlaksmääratud kohustusi:
- esitab rakendusüksusele kuludokumendid ja väljamaksetaotluse(d) vastavalt toetuse andmise ajagraafikule;
- esitab vastavalt aruandluse nõuetele rakendusüksusele seirearuanded saavutatud tulemuste kohta koos indikaatorite saavutustasemega aruandmise hetkel;
- võimaldab teostada kohapealset kontrolli;
- reageerib rakendusüksuse poolt esitatud põhjendatud nõudmistele;
- projekti lõppedes koostab lõpparuande projekti raames saavutatud tulemuste kohta ja esitab selle koos väljamaksetaotlusega rakendusüksusele (viimane väljamakse tehakse alles peale lõpparuande heakskiitmist);
- kohustub säilitama kõiki projektiga seonduvaid dokumente (sh kuludokumente ja lepinguid) kuni 2025. aasta lõpuni.
Rakendusüksuse kohustused projekti elluviimisel on järgmised:
- seirab toetuse saaja projekti tulemuslikkust aruandluse alusel;
- täidab riikliku järelvalve funktsiooni, sh teostab kohapealset kontrolli, kontrollib kõiki projekte projektide eluea jooksul, tuvastamaks kas tegevused viiakse ellu vastavalt toetuse andmise otsuses toodud tegevusplaanile;
- teostab toetuse väljamaksed;
- volitatud audiitorid teostavad kõikide projektide seast valikuliselt auditit koostöös meetme rakendusasutuste ja -üksustega;
- teeb vajadusel ettekirjutuse rikkumiste lõpetamiseks, edasiste rikkumiste ärahoidmiseks ja rikkumistega tekitatud tagajärgede kõrvaldamiseks;
- nõuab toetuse saajalt tagasi toetuse kui taotluses on esitatud valeandmeid, toetust ei ole kasutatud sihipäraselt või kui toetuse saaja suhtes on algatatud kriminaalmenetlus.